Wat is een quitclaim en wat staat erin?
Bij het maken van foto's en video's is het belangrijk om niet alleen na te denken over de beelden zelf, maar ook over de toestemming om deze te gebruiken. Zeker wanneer mensen herkenbaar in beeld komen, bijvoorbeeld tijdens een interview, bedrijfsvideo of evenement. Hiervoor wordt vaak een quitclaim gebruikt. Maar wat is een quitclaim precies en waarom is dit document zo belangrijk?
Wat is een quitclaim?
Een quitclaim is een schriftelijke verklaring waarin iemand toestemming geeft voor het gebruik van foto's, video's of ander beeldmateriaal waarop diegene herkenbaar te zien is. Het document wordt vaak gebruikt binnen de fotografie, film- en videoproductie, marketing en communicatie.
Door een quitclaim te ondertekenen, legt iemand vast onder welke voorwaarden het beeldmateriaal gebruikt mag worden. Denk bijvoorbeeld aan een video die op de bedrijfswebsite wordt geplaatst, foto's voor sociale media of een interview dat intern en extern wordt gedeeld.
Een quitclaim wordt ook wel een toestemmingsverklaring of beeldtoestemmingsformulier genoemd.
Wat staat er in een quitclaim?
De precieze inhoud verschilt per productie en organisatie. In een goede quitclaim worden in ieder geval de volgende zaken duidelijk omschreven:
1. Gegevens van de persoon
De naam van de persoon die toestemming geeft, zodat duidelijk is op wie de verklaring betrekking heeft.
2. Het doel van de opname
Er wordt beschreven waarvoor de foto's of video's worden gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een bedrijfsfilm, interview, promotievideo, evenementregistratie of socialmediacampagne zijn.
3. Waar het materiaal gebruikt mag worden
Een quitclaim kan aangeven via welke kanalen het beeldmateriaal gepubliceerd mag worden. Denk aan websites, sociale media, nieuwsbrieven, presentaties, advertenties of interne communicatie.
4. De duur van de toestemming
Het document kan vastleggen hoelang de toestemming geldt. Bijvoorbeeld voor een bepaalde campagneperiode of voor langdurig gebruik van het beeldmateriaal.
5. De voorwaarden voor het gebruik
Hierin staat welke afspraken gelden voor het gebruik van het materiaal. Denk aan het bewerken van beelden, het combineren met andere content en het gebruik voor commerciële of promotionele doeleinden.
6. Ondertekening en datum
Met een handtekening en datum wordt vastgelegd dat de persoon akkoord is gegaan met de beschreven voorwaarden.
Waarom is een quitclaim belangrijk?
Het maken van een opname betekent niet automatisch dat je het beeldmateriaal onbeperkt mag publiceren of voor ieder doel mag gebruiken. Zeker bij herkenbare personen is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken.
Een quitclaim helpt om verwachtingen vast te leggen en misverstanden te voorkomen. Zo weet de persoon die in beeld komt waarvoor het materiaal wordt gebruikt en weet de organisatie welke toestemming is verleend.
Daarnaast helpt het document bij het zorgvuldig omgaan met portretrecht en privacy. De precieze rechten en verplichtingen hangen wel af van de situatie en de toepasselijke wetgeving. Een ondertekende quitclaim betekent dus niet automatisch dat ieder mogelijk gebruik is toegestaan.
Wanneer gebruik je een quitclaim?
Een quitclaim is vooral handig wanneer mensen herkenbaar in beeld komen en het materiaal later wordt gepubliceerd of gedeeld. Bijvoorbeeld bij:
Interviews met medewerkers of klanten.
Bedrijfsvideo's en promotiefilms.
Fotografie tijdens evenementen.
Getuigenissen en klantverhalen.
Marketingcampagnes en socialmediacontent.
Bij iedere productie is het verstandig om vooraf te bepalen welke toestemming nodig is en dit duidelijk met de betrokken personen te bespreken.
Conclusie
Een quitclaim is een belangrijk hulpmiddel om afspraken te maken over het gebruik van foto's en video's waarop mensen herkenbaar in beeld zijn. Door vooraf vast te leggen waarvoor het materiaal gebruikt mag worden, voorkom je onduidelijkheid en zorg je voor een transparant productieproces.
Een goede productie begint niet alleen met een goed script of een mooie camera, maar ook met duidelijke afspraken over het gebruik van het eindresultaat.